Kävin marraskuun aikana pitämässä kaksi luentoa, suunnittelun johtamiseen liittyen, RIL ry:n koulutuksissa. Näiden yhteydessä pohdin projektinhallintaan liittyviä asioita vähän syvällisemminkin ja samassa tuli mieleen myös muutamia asioita, joilla mielestäni on suuri vaikutus asioiden sujuvuuteen. Tässä kaksi pientä ja helppoa keinoa parantaa projektin sujuvuutta.
Ensimmäisenä, selkeytä tehtävät
Tämä on tietysti monitasoinen asia, mutta erittäin tärkeä asia jokaisella tasolla. Tilaaja kuvaa selkeästi tehtävän sisällön, suunnittelun projektipäällikkö kuvaa selkeästi suunnitteluprosessin ja tekniikka-alavastuuhenkilöt kuvaavat selkeästi teknisen suunnittelun tehtävät suunnittelijoille. Monesti tilanteet eivät kuitenkaan ole näin yksiselitteisiä ja on usein tilanteita, että projektinsisällössä tai lähtötietojen osalta on epäselvää kuinka hanke etenee. Tällöin on tärkeää, että projektipäällikkö ja tekniikkavastaavat osaavat suodattaa epävarman tilanteen ja pitää suunnittelijoilla käsillä olevan tehtävän selkeänä. Eli jaa eteenpäin vain selkeitä tehtäviä!
Toisena, älä oleta mitään
Itse olen todella monesti astunut tähän “ansaan”, että olen olettanut toisen osapuolen ymmärtävän tehtävän tai asian samalla tavalla kuin minä. Tämä aiheuttaa monesti hukkaa, eli useampaan kertaan tekemistä, mikä taas vaikuttaa aikatauluun. Suosittelen vahvasti käymään tehtävänannon hetkellä perusteellisen keskustelun käsillä olevasta tehtävästä. Vaikka tämä voi alkuun tuntua hieman turhauttavalta kun täytyy keskustella omasta mielestä itsestäänselviä asioita, olen erittäin monesti läpikäynnin yhteydessä todennut, että kyllä kannatti käydä lävitse.
Näillä kahdella pienelläkin asialla voi vaikuttaa isostikin projektin sujuvuuteen.
Mitkä sinun mielestäsi ovat tärkeimmät pienet ja helposti toteutettavat keinot, joihin kannattaa kiinnittää huomiota projektia aloitettaessa? Tule keskustelemaan Prekon Oy:n LinkedIn-sivulle!